การบันทึก สต็อกวัตถุดิบร้านอาหาร ควรมีการบันทึกวัตถุดิบในส่วนที่ซื้อมา วัตถุดิบที่เบิกใช้งาน โดยคำนวณต่อจานอาหาร และของเสีย การบันทึกสต็อกทั้ง 3 ส่วนนี้ จะช่วยให้เจ้าของร้านอาหารสามารถจัดการต้นทุน เพื่อกำหนดกำไร บริหาร cash flow และคุมค่าใช้จ่ายของธุรกิจได้
การทำร้านอาหารมีค่าใช้จ่ายมากมายที่ควรมีการบันทึกบัญชี หลักๆ ประกอบด้วย ค่าวัตถุดิบ ค่าแพ็กเก็จจิ้ง ค่ามาร์เก็ตติ้ง ค่าแบรนดิ้ง ค่าแรงพนักงาน ค่าใช้จ่ายของใช้ในร้าน และสำหรับใครที่มีการส่งอาหารให้ลูกค้าตามบ้านก็อาจจะมีค่าแพ็กเกจของแพลตฟอร์มในการขยายช่องทางการขายเพิ่มเติม
ทั้งหมดนี้ล้วนเป็นต้นทุนที่เกิดขึ้นในการทำธุรกิจร้านอาหาร ที่เจ้าของร้านควรมีการบันทึกค่าใช้จ่ายเหล่านี้อย่างถูกต้อง โดยเฉพาะในส่วนของวัตถุดิบ ซึ่งถือเป็นต้นทุนหลักของการทำธุรกิจ เพราะหากเราไม่ได้มีการบันทึกสต็อกวัตถุดิบไว้ตั้งแต่ต้น ก็จะทำให้ยากต่อการคุมค่าใช้จ่ายจากการสต็อกของมากเกินความจำเป็น ไม่สามารถรู้ต้นทุนของอาหารแต่ละจานที่ทำออกไป ตลอดจนอาจส่งผลต่อเรื่องการบริหาร cash flow ของธุรกิจด้วย
แล้ววัตถุดิบที่เรานำมาใช้ในการทำอาหาร ซึ่งล้วนเป็นของสดและมีอายุการใช้งาน จะเริ่มบันทึกสต็อกได้อย่างไร ในบทความนี้ จะขอแนะนำวิธีการเบื้องต้นว่าควรต้องบันทึก สต็อกวัตถุดิบร้านอาหาร อย่างไรบ้าง แล้วจะช่วยให้เจ้าของร้านบริหารร้านอาหารให้ไปต่อได้อย่างไร
การบันทึกสต็อก วัตถุดิบร้านอาหาร เบื้องต้น
- สต็อกวัตถุดิบที่เพิ่งซื้อมา หลักการคือซื้อวัตถุดิบมาเท่าไหร่ ก็ให้บันทึกไปตามจริง โดยใส่หน่วยตามลักษณะของวัตถุดิบ เช่น แครอต 20 กิโลกรัม ถั่วงอก 10 กิโลกรัม น้ำมัน 20 ขวด เป็นต้น โดยของที่มีอายุการใช้งานสั้น เช่น ผัก ผลไม้ ไม่ควรสต็อกของไว้นาน
- สต็อกวัตถุดิบที่เบิกใช้งาน เจ้าของร้านควรกำหนดสูตรมาตรฐานไว้ และมีการคำนวณว่าแต่ละเมนูมีการใช้วัตถุดิบในปริมาณเท่าไหร่ เช่น กะเพราหนึ่งจาน ประกอบด้วย ข้าว 100 กรัม เนื้อหมู 50 กรัม กะเพรา 30 กรัม พริก 10 กรัม เป็นต้น โดยใช้โปรแกรม Excel ในการช่วยคำนวณเบื้องต้น หรือใช้ระบบ POS ช่วยคำนวณได้ในบางระบบ การคำนวณนี้จะช่วยให้รู้ว่าเมนูแต่ละจานมีต้นทุนของค่าวัตถุดิบเท่าไหร่ บางครั้งเราจึงเห็นบางร้านอาหารจะมีการแพ็กวัตถุดิบตามปริมาณที่ต้องใช้ในแต่ละเมนู เพื่อช่วยให้จัดการสต็อกวัตถุดิบได้อย่างแม่นยำขึ้น
- สต็อกของหมดอายุ สต็อกของร้านอาหารส่วนใหญ่เป็นวัตถุดิบที่มีอายุการใช้งานสั้น แต่ละชนิดจึงควรมีการจดทั้งวันซื้อสินค้าเข้า และวันหมดอายุ มีการจัดเรียงให้วัตถุดิบที่ซื้อมาก่อนถูกหยิบไปใช้งานก่อน เมื่อวัตถุดิบเหลือใช้และเน่าเสีย เราจะได้บันทึกสต็อกได้อย่างถูกต้อง โดยอาจจะระบุเหตุผลเอาไว้ว่าเป็นของเสีย เมื่อตัดสต็อกแล้ว เราจะได้ทราบจำนวนได้อย่างแท้จริง และนำมาวางแผนการสั่งสต็อกในรอบต่อไปได้
ประโยชน์จากการบันทึกสต็อกวัตถุดิบร้านอาหาร
- ประเมินยอดขาย การบันทึกปริมาณของวัตถุดิบที่จะต้องใช้ไปในแต่ละเมนูอย่างสม่ำเสมอ ช่วยให้เจ้าของร้านสามารถกะเกณฑ์จำนวนวัตถุดิบที่ต้องใช้ในแต่ละวัน และเป็นแนวทางในการกำหนดราคา และตั้งกำไรของแต่ละเมนูที่จะขาย รวมถึงการวางแผนทำเมนูใหม่ เพื่อสร้างรายได้เพิ่มจากวัตถุดิบที่ใกล้หมดอายุ สิ่งสำคัญคือ ราคาขายที่ตั้งควรสะท้อนต้นทุนที่แท้จริง ไม่หลงลืมต้นทุนอื่นๆ อย่างเช่น ค่าของที่นำมาใช้ประกอบอาหาร จำพวกค่าน้ำมัน ค่าเครื่องปรุง ค่าขนส่ง หรือแม้แต่ภาษีมูลค่าเพิ่ม ลงไปด้วย
- คุมค่าใช้จ่าย การใช้โปรแกรมบัญชี หรือระบบต่างๆ ที่ช่วยในการบันทึกสต็อก ตัดสต็อก และแสดงจำนวนสต็อกที่แท้จริง ช่วยให้เจ้าของร้านประเมินได้ว่าต่อไปจะต้องสั่งซื้อของเข้าร้านในจำนวนเท่าไร และเมื่อไร เพื่อให้มีเพียงพอและมีพอดีกับการขายในแต่ละช่วง เพราะสต็อกวัตถุดิบมีอายุการใช้งานสั้น หากเน่าเสีย ก็นำมาใช้ประโยชน์ต่อไม่ได้ การมีข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้เราระมัดระวังการใช้เงิน ไม่ทุ่มเงินไปกับการซื้อวัตถุดิบมาเก็บไว้จนต้นทุนจม เราจะได้มีทุนเหลือไปใช้กับงานส่วนอื่น เช่น การตกแต่งร้าน หรือการทำมาร์เก็ตติ้งให้ดีขึ้นได้
- บริหาร cash flow เมื่อเจ้าของร้านใส่ใจกับการบันทึกสต็อกสินค้า และทำบัญชีของร้าน ไม่ว่าจะเป็น ทั้งในส่วนรายรับ หรือค่าใช้จ่าย บัญชีเหล่านี้คือข้อมูลที่สะท้อนถึงภาพรวมธุรกิจ อย่างน้อยที่สุดก็ทำให้เราตอบได้ว่า เมนูไหนคือเมนูที่ขายดีที่สุดของร้าน ซึ่งเป็นคำถามสำคัญที่เจ้าของร้านจำเป็นต้องรู้ เพื่อให้สามารถคุมต้นทุน พร้อมต่อยอดในการวางแผนทำการตลาดโปรโมตเมนูเด็ด หรือการรังสรรค์เมนูใหม่ๆ และท้ายที่สุดคือ ทำให้เรามั่นใจว่าขายของแล้วเห็นกำไร มีตัวเลขไว้วางแผนในการเสียภาษีตอนสิ้นปีได้อย่างหมดกังวล
ทำบัญชีธุรกิจร้านอาหารได้อย่างง่ายๆ ไม่ว่าจะเป็นร้านอาหารเล็กๆ ร้านกาแฟ หรือร้านอาหารขนาดใหญ่ ด้วยโปรแกรมบัญชี ออนไลน์ FlowAccount ที่ช่วยทำบัญชีธุรกิจร้านอาหาร ทั้งออกใบเสร็จ บันทึกสต็อก จดค่าใช้จ่าย คำนวณ VAT อัตโนมัติ พร้อมใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา FlowAccount ทดลองใช้งานได้ฟรี 30 วัน
อ่านบทความสำหรับผู้ประกอบการ ธุรกิจร้านอาหาร เพิ่มเติมได้ที่นี่
เริ่มต้นจัดการ บัญชีธุรกิจร้านอาหาร ให้สุขภาพดีตลอดปี 2022
8 ไอเดียเปลี่ยน Food Waste สร้าง ขยะอาหาร ให้เป็นรายได้
6 ปัญหาพื้นฐานที่เจ้าของ ร้านอาหาร ต้องเจอ! พร้อมวิธีรับมือ